Das Handling von Meldungen im Mängelmelder „Sag‘s und einfach“ erfolgt über Kategorien oder Gruppen, die von der Administration im System definiert werden. Mit Hilfe dieser erfolgt nach der Übermittlung von Mängelmeldungen seitens der Bürger*innen eine automatische Zuordnung der Meldung. Diese Zuordnung greift die gewählte Kategorie auf und ermöglicht die kategorieabhängige Benachrichtigung. Alternativ kann eine Benachrichtigung auch an die definierte Standardgruppe erfolgen, die alle zugeordneten Bearbeiter über die neu eingegangene Meldung informiert.

Darüber hinaus können Gruppen und Bearbeiter, denen die Meldung z.B. automatisch zugewiesen wurde, bei Bedarf auch manuell geändert werden. Diese Änderung erfolgt durch die Bearbeitung einer Meldung. Dabei ist zu beachten, dass die Vergabe der Gruppe bzw. des Bearbeiters in einem Feld gebündelt erfolgt. So wählt man auf der ersten Ebene die Gruppe und auf der zweiten Ebene einen Bearbeiter dieser Gruppe aus.

Bei Auswahl einer Gruppe werden alle Bearbeiter dieser Gruppe für Änderungen an der Meldung informiert, hingegen bei Auswahl eines Bearbeiters wird nur dieser informiert. Die automatische Zuweisung über die Meldungskategorie funktioniert ebenfalls bei der Meldungsbearbeitung, falls man die Zuordnung zurücksetzen möchte oder die Kategorie beim Erstellen der Meldung nicht korrekt vergeben wurde. Demnach muss man sich nicht zwingend die Verantwortlichen für die einzelnen Kategorien merken.